Custo de Funcionário CLT: O Que Ninguém Te Conta

Contratar alguém pelo regime CLT tem um custo que raramente aparece claro num primeiro momento. O candidato aceita R$ 3.000 de salário, você assina o contrato, e alguns meses depois percebe que o custo real está bem longe desse número. Isso não é exagero — é a realidade de quase toda empresa que contrata pela primeira vez sem fazer essa conta antes.

A boa notícia é que essa conta dá pra fazer. A ruim é que ela tem mais variáveis do que parece.

O salário bruto é só o começo

O salário bruto é o número que vai na carteira. É o que o funcionário recebe como referência. Mas para o empregador, esse número já é só parte do custo mensal.

Sobre o salário bruto incidem encargos patronais — contribuições que a empresa paga direto para a Previdência Social e outros fundos, sem que o funcionário veja ou perceba. O principal deles é o INSS patronal, que corresponde a 20% do salário bruto na maioria dos casos. Há também o RAT (Risco Ambiental do Trabalho), que varia de 1% a 3% dependendo do grau de risco da atividade, e o Sistema S (Sesi, Senai, Senac, etc.), que soma entre 3% e 5,8% dependendo do setor.

Na prática, para uma empresa enquadrada no regime geral, esses encargos patronais costumam girar entre 26% e 28% do salário bruto. Isso ainda sem contar o FGTS.

O FGTS entra à parte

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é 8% do salário bruto depositado mensalmente em conta vinculada do trabalhador. Tecnicamente é dele, mas sai do bolso da empresa. E entra na conta do custo.

Use a Calculadora de FGTS para simular o valor exato por faixa salarial. É mais rápido do que fazer na mão e você evita erros de arredondamento.

Os benefícios obrigatórios que pesam sem aparecer no holerite

Além dos encargos, existem benefícios que a CLT impõe e que somam ao custo mensal ou anual:

• Vale-transporte: o funcionário paga até 6% do salário, o restante é custo da empresa
• Décimo terceiro salário: 1/12 do salário bruto por mês trabalhado, pago em novembro e dezembro
• Férias + 1/3 constitucional: após 12 meses, o trabalhador tem direito a 30 dias de férias com adicional de 1/3 sobre o valor
• Aviso prévio indenizado (em caso de demissão sem justa causa): pode chegar a 90 dias somando os acréscimos por tempo de serviço

Esses itens são anuais, mas precisam ser provisionados mensalmente. Quando você divide o 13º e as férias por 12 e joga no custo mensal, o número final cresce bastante.

A Calculadora de 13º Salário e a Calculadora de Férias CLT ajudam a projetar esses valores com precisão. Usar as duas em conjunto já te dá uma visão bem mais honesta do que vai sair no ano.

Fazendo a conta real: um exemplo concreto

Pegue um funcionário com salário bruto de R$ 3.000. Veja como o custo mensal se monta:

Encargos patronais mensais: - INSS patronal (20%): R$ 600 - RAT estimado (2%): R$ 60 - Sistema S (3,3% como exemplo): R$ 99 - FGTS (8%): R$ 240

Somando só os encargos: R$ 999 por mês

Provisionamentos mensais: - 13º salário (1/12): R$ 250 - Férias + 1/3 (1/12 de 30 dias + adicional): aproximadamente R$ 333

Isso dá um custo mensal total em torno de R$ 4.582 — antes de qualquer benefício como plano de saúde ou vale-refeição.

Essa conta varia bastante dependendo do setor, do enquadramento da empresa no Simples Nacional ou no regime geral, e de acordos coletivos da categoria. Mas ela nunca vai ser menor do que o salário bruto. Nunca.

A Calculadora de Custo de Funcionário faz exatamente essa projeção de forma automatizada. Vale usar antes de abrir qualquer vaga.

O que acontece quando a empresa não provisiona

Muita empresa pequena ignora os provisionamentos e trata o salário bruto como o custo mensal real. Funciona durante meses — até chegar novembro e o 13º ter que sair sem que o caixa estivesse preparado. Ou até o funcionário pedir demissão e a rescisão travar o financeiro.

Isso é mais comum do que parece. E o problema não é má-fé — é simplesmente não ter feito a conta antes.

A Calculadora de Rescisão CLT permite simular cenários de demissão com e sem justa causa antes mesmo de contratar. Parece exagerado, mas saber o custo de saída de um funcionário faz parte do planejamento de contratação.

CLT ou PJ? A pergunta que toda empresa faz

Algumas empresas preferem contratar como PJ exatamente por fugir dos encargos trabalhistas. É uma realidade do mercado, especialmente em tecnologia, marketing e consultoria.

O trade-off é real. No regime PJ, a empresa não paga INSS patronal, FGTS, 13º nem férias. O custo mensal é o valor do contrato, ponto final. Em contrapartida, há risco trabalhista se a relação configurar vínculo empregatício de fato — mesmo que o papel diga o contrário.

O Comparador PJ x CLT coloca os dois regimes lado a lado e deixa bem visível onde cada modelo é mais vantajoso, tanto para a empresa quanto para o profissional. Vale muito rodar essa simulação antes de tomar qualquer decisão.

Horas extras e adicionais que surgem no meio do caminho

Outro ponto que costuma pegar de surpresa: horas extras. A CLT garante acréscimo mínimo de 50% na primeira hora extra e 100% nas subsequentes ou em domingos e feriados. Se o funcionário trabalha com frequência além da jornada contratual, o custo mensal varia — e pode variar bastante.

Use a Calculadora de Horas Extras para simular diferentes cenários. Dá pra calcular por hora, por dia ou por mês, com diferentes percentuais de adicional.

Adicional noturno, insalubridade e periculosidade são outros encargos que dependem da função e do ambiente de trabalho. Eles não são universais, mas se se aplicam à sua operação, precisam entrar na conta.

Quanto o funcionário realmente recebe

Do outro lado da moeda, o funcionário não recebe o salário bruto. Sobre ele incidem descontos — INSS do trabalhador e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), quando aplicável.

O INSS do trabalhador segue uma tabela progressiva. Em 2026, as alíquotas vão de 7,5% a 14% sobre faixas do salário. Já o IR depende de faixas e deduções.

A Calculadora de Salário Líquido mostra exatamente o que cai na conta do funcionário depois de todos os descontos. E a Calculadora de INSS detalha a contribuição previdenciária por faixa salarial.

Conhecer esse número ajuda a comunicar melhor a oferta ao candidato — porque não é incomum alguém aceitar um salário esperando levar um valor e se surpreender negativamente no primeiro pagamento.

Perguntas Frequentes

Qual é a diferença entre salário bruto e custo total do funcionário?

O salário bruto é o valor acordado em contrato e registrado na carteira. O custo total inclui encargos patronais (INSS patronal, RAT, Sistema S), FGTS, e a provisão mensal de férias, 13º e eventual rescisão. Na prática, o custo total costuma ser entre 65% e 80% maior do que o salário bruto, dependendo do setor e enquadramento tributário da empresa.

Uma empresa no Simples Nacional paga menos encargos?

Sim. Empresas optantes pelo Simples Nacional pagam o INSS patronal de forma diferente — ele já está incluído na guia DAS, calculada sobre o faturamento. Isso pode reduzir o custo de folha em comparação ao regime geral. O FGTS e as obrigações trabalhistas, no entanto, seguem as mesmas regras independente do regime tributário.

Como calcular o custo de um funcionário antes de contratar?

O caminho mais direto é usar a Calculadora de Custo de Funcionário, que já considera os principais encargos e faz a provisão de férias e 13º. Para completar a análise, vale também simular cenários de rescisão com a Calculadora de Rescisão CLT e comparar com o regime PJ no Comparador PJ x CLT. Esses três juntos dão uma visão completa antes de qualquer decisão de contratação.